TÓM TẮT NHANH
“Bạn muốn nhanh, rẻ hay tốt?” Đó là câu hỏi thiết yếu của tam giác quản lý dự án, hay còn gọi là ba ràng buộc triple constrains. Giống như một hình tam giác thực tế, bạn không thể điều chỉnh một bên mà không ảnh hưởng đến các bên khác.
Ba hạn chế trong quản lý dự án là phạm vi -Scope, thời gian – Time và chi phí – Cost.
- Phạm vi (Scope): Các sản phẩm và công việc cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án.
- Thời gian (Time): Lịch trình cần phải được tuân theo để hoàn thành dự án đúng thời hạn.
- Chi phí (Cost): Ngân sách cần thiết để hạn chế các nguồn lực được sử dụng để thực hiện một dự án.
Với tư cách là người quản lý dự án, chúng ta nên sử dụng mô hình ba ràng buộc để giải thích (thường là với khách hàng và các bên liên quan) rằng họ có quyền lựa chọn; “Bạn muốn nhanh, rẻ hay tốt?”
Một dự án có thể nhanh, rẻ hoặc tốt, nhưng không thể đồng thời có cả ba điều đó. Chất lượng sẽ bị ảnh hưởng.
Như bạn sẽ học được điều tốt khóa học quản lý dự án, lý do cho điều này là do chất lượng công việc bị hạn chế bởi ngân sách, tiến trình (hoặc thời hạn) và phạm vi của dự án. Chúng ta có thể trao đổi giữa các ràng buộc, nhưng không thể điều chỉnh một trong các biến hoặc các ràng buộc mà không ảnh hưởng đến các ràng buộc khác.
Các ràng buộc hoặc các biến số của dự án này được gắn với nhau và có thể khó kiểm soát và quản lý một cách hiệu quả. phần mềm quản lý dự án có ích!
Ba hạn chế của quản lý dự án là gì?
Ba ràng buộc này là ba biến số chính trong quản lý dự án và đề cập đến mối quan hệ không thể tách rời giữa phạm vi, thời gian và chi phí của dự án. Chúng còn được gọi là tam giác sắt, hay tam giác quản lý dự án.
Phạm vi – SCOPE
Phạm vi dự án đề cập đến những gì đang được phân phối: mức độ, phạm vi, chiều rộng, phạm vi tiếp cận, giới hạn, kích thước, phạm vi, gam màu, phạm vi hoặc mức độ lan rộng của công việc sẽ được thực hiện trong một dự án.
Nó bao gồm tổng số sản phẩm và dịch vụ sẽ được cung cấp, mô tả những gì đang được thực hiện và số lượng bao nhiêu. Bạn có thể tìm hiểu thêm về báo cáo phạm vi và phạm vi công việc của chúng tôi tuyên bố hướng dẫn công việc (bao gồm một mẫu tiện dụng).
Thời gian – Time
Thời gian dự án là khoảng thời gian (thường được biểu thị bằng số giờ) cần thiết hoặc được phân bổ để hoàn thành dự án hoặc các nhiệm vụ trong dự án.
Chi phí – Cost
Chi phí dự án đề cập đến các nguồn lực—tài chính và các nguồn lực khác—cần thiết để thực hiện dự án. Chi phí có thể bao gồm nhân công, phần cứng, phần mềm và các khoản phí khác.
Ràng buộc ba bên Triple Constraint hoạt động như thế nào?
Nói một cách đơn giản, nếu bạn thực hiện thay đổi ở một cạnh của tam giác ràng buộc ba, nó cũng ảnh hưởng đến các cạnh khác của tam giác. Chọn nhanh, rẻ hoặc tốt—nhưng khi bạn chọn một cái, hãy biết rằng điều đó sẽ ảnh hưởng đến những cái khác.
Tiền đề của ba ràng buộc trong quản lý dự án là ba yếu tố về phạm vi, thời gian dự án và chi phí có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Tam giác quản lý dự án cho thấy những thay đổi đối với một biến số hoặc một cạnh của tam giác tác động như thế nào đến các ràng buộc khác trong dự án. Nó chứng tỏ bạn không thể điều chỉnh phạm vi, thời gian hoặc chi phí mà không ảnh hưởng đến các biến số khác của dự án.
Mô hình ràng buộc ba phổ biến nhất đặt “chất lượng” vào trung tâm của tam giác để minh họa rằng chất lượng của một dự án phụ thuộc vào phạm vi, ngân sách và thời gian sử dụng của dự án.
Ba ràng buộc này ảnh hưởng đến dự án như thế nào
Nếu bạn muốn duy trì mức chất lượng nhất quán (hoặc, trong lớp hình học, một vùng nhất quán trong tam giác), việc thực hiện các thay đổi đối với một cạnh của tam giác đòi hỏi các cạnh còn lại phải điều chỉnh.
Bỏ qua vấn đề toán học, cách ràng buộc ba ảnh hưởng đến dự án rất đơn giản:
- Nếu bạn định yêu cầu giao thứ gì đó nhanh hơn (thời gian), bạn phải trả nhiều tiền hơn (chi phí).
- Nếu bạn đang cố gắng tiết kiệm một số tiền (chi phí), đôi khi bạn có thể đạt được điều này bằng cách cung cấp một sản phẩm đơn giản hơn hoặc ít thứ hơn (phạm vi).
Huyền thoại của miệng đời – nhanh, rẻ và tốt
Trong môi trường cạnh tranh, bạn thường cảm thấy áp lực phải cung cấp thứ gì đó toàn diện với giá rẻ (và nhanh chóng!) nhất có thể.
Mặc dù điều đó có thể xảy ra trong một số trường hợp, nhưng tam giác quản lý dự án nhắc nhở chúng ta rằng, hầu hết các dự án không thể vừa rẻ, tốt vừa nhanh. Chúng tôi phải biết các ưu tiên của mình để giúp khách hàng và các bên liên quan quyết định “những gì phải cung cấp”.
Lý thuyết ràng buộc ba đặc biệt hữu ích trong các cuộc trò chuyện với khách hàng, cả khi ban đầu xác định phạm vi của dự án và khi xử lý các vấn đề liên quan đến dự án. yêu cầu thay đổi scope dự án dọc đường sau khi start.
Một ví dụ về ràng buộc ba yếu tố
Vì vậy, điều này hoạt động như thế nào trong thực tế? Hãy thực hiện một dự án phát triển trang web:
- Phạm vi: website thương mại điện tử cho 1 startup
- Thời gian: 6 tháng
- Chi phí: 500.000 USD
Giả sử theo tuyên bố công việc ban đầu, khách hàng đã đồng ý cung cấp nội dung từ nhóm của họ, bao gồm cả mô tả sản phẩm thân thiện với SEO.
Nhưng gần đây họ đã biết rằng nhóm của họ không có đủ băng thông để sản xuất nội dung nên thay vào đó họ yêu cầu nhóm dự án của bạn làm việc đó, Wow!!
Đường lui: Bạn có thể (điều chỉnh phạm vi dự án)
Mặc dù bạn có thể chỉ muốn nói đồng ý với yêu cầu này và tỏ ra tử tế và lịch sự (khách hàng trên hết mà), tam giác sắt nhắc nhở các nhà quản lý dự án rằng việc nói đồng ý sẽ đi kèm với hậu quả.
Chúng tôi không thể tăng phạm vi dự án và thực hiện việc viết quảng cáo nội dung bổ sung đó mà không tính đến mối quan hệ của nó với thời gian và chi phí.
Tất nhiên, khách hàng muốn công việc làm thêm này miễn phí. Họ muốn thay đổi phạm vi mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoặc chi phí của dự án (bản thân đây là toàn bộ vấn đề)
Một người quản lý dự án hiểu biết hiểu được sự năng động giữa phạm vi, thời gian và chi phí—và bạn biết rằng sự đánh đổi là không thể tránh khỏi. Để thực hiện một dự án thành công, người quản lý dự án cũng phải giúp các bên liên quan chính của dự án hiểu được động lực này.
Làm thế nào để giải thích tác động của những thay đổi đến toàn bộ dự án
Vì vậy, làm thế nào để bạn điều hướng cuộc trò chuyện đó? Điều quan trọng là không nói không với yêu cầu ngay lập tức. Tất nhiên, điều gì cũng có thể xảy ra, bạn là người PM quản lý dự án!
Điều quan trọng của PM xịn là nói, “Chúng em có thể làm điều đó và cần thay đổi…”
- Các tiến độ dự án, sẽ cần phải lùi lại một tuần HOẶC
- Phạm vi của một sản phẩm hoặc chức năng khác HOẶC
- Khách hàng cần tài trợ thêm một, hai gì đó tuần làm việc
Bạn cần biết rõ nhất nên ra chiêu nào để khiến khách hàng đồng ý. Nếu họ vẫn chưa hiểu, hãy vẽ sơ đồ tam giác từ bài viết này và giải thích rằng chất lượng sẽ bị ảnh hưởng nếu các ràng buộc thay đổi (cũng như cơ hội thành công của dự án). Điều đó có xu hướng làm họ sợ hãi, nhưng đừng làm họ quê.
Hãy nhớ rằng: Không có trường hợp nào bạn có thể đồng ý sửa đổi một mặt của tam giác quản lý dự án mà không ảnh hưởng đến hai mặt còn lại
Ghi nhớ vào lòng
Cách sử dụng tam giác ba ràng buộc trong cuộc trò chuyện về dự án của bạn
Mặc dù đơn giản nhưng ba ràng buộc trong quản lý dự án thường là một cách hữu ích để đặt ra và đặt lại những kỳ vọng về những gì khả thi để cung cấp hoặc điều chỉnh trong khuôn khổ các ràng buộc về phạm vi, chi phí và thời gian của dự án.
Dưới đây là cách sử dụng mô hình ràng buộc ba trong cuộc trò chuyện với khách hàng về những thay đổi đối với thời gian và phạm vi chi phí dự án cũng như các mẹo để thiết lập kế hoạch tiếp theo cho dự án dựa trên các ưu tiên của khách hàng của bạn.
Chi phí có phải là ưu tiên lớn nhất của khách không?
Nếu bạn nhất thiết phải duy trì ngân sách dự án cố định thì khách hàng có thể cần linh hoạt hơn về thời gian và phạm vi. Với việc phân phối ngân sách là ưu tiên lớn nhất, có khả năng chỉ những yêu cầu thay đổi quan trọng nhất đối với hoạt động kinh doanh mới được phê duyệt.
Vì vậy, khi có cuộc thảo luận về chi phí, để giảm ngân sách hoặc không cung cấp thêm ngân sách, bạn sẽ cần phải:
- Điều chỉnh tiến độ dự án
- Thu hẹp phạm vi Scope của dự án
- Đồng ý về việc giảm chất lượng của các sản phẩm dự án được chọn
Cách giải quyết khi có thay đổi về chi phí và ngân sách
Khi chi phí và việc bám sát ngân sách là ưu tiên hàng đầu, bạn nên dành chút thời gian để thiết lập cho mình những lựa chọn phù hợp. công cụ theo dõi thời gian: sử dụng các báo cáo dự án trước đây để ước tính thời gian chính xác và theo dõi cẩn thận số giờ làm việc của thành viên nhóm để đảm bảo bạn tuân thủ ngân sách, tiến độ và đạt được các mốc quan trọng khi dự án tiến triển.
Khi điều chỉnh phạm vi, bạn cũng nên cập nhật tuyên bố công việc của mình để xác định lại phạm vi và chất lượng của các sản phẩm bàn giao của dự án, đồng thời đảm bảo điều chỉnh các nhiệm vụ trong phần mềm quản lý công việc.
Thời gian có phải là ưu tiên lớn nhất của khách?
Trong trường hợp thời hạn quan trọng nhất thì cần linh hoạt hơn về chi phí và/hoặc phạm vi.
Đẩy nhanh dự án để đáp ứng hạn chế về thời gian có thể có nghĩa là:
- Đưa thêm người và nguồn lực vào hoạt động, tăng chi phí
- Cắt giảm phạm vi và/hoặc chất lượng của sản phẩm cuối cùng
Cách giải quyết khi có sự thay đổi về dòng thời gian
Khi bám sát dòng thời gian hoặc đẩy nhanh quá trình phân phối là ưu tiên hàng đầu, bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt để tạo dòng thời gian dự án cập nhật và chi tiết. Cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Break Down Structure) và minh họa cách điều chỉnh tiến độ dự án và các sản phẩm bàn giao.
Điều quan trọng không chỉ là tạo ra một timeline dự án riêng biệt mà còn phải sử dụng phần mềm quản lý tài nguyên, để đảm bảo bạn có thể phân bổ các nguồn lực cần thiết để phân phối dự án, giám sát năng lực của nhóm dự án, việc sử dụng tài nguyên và hiệu suất cho các dự án, khách hàng và cá nhân.
Scope phạm vi có phải là ưu tiên lớn nhất của khách hàng không?
Nếu phạm vi quan trọng nhất vì khách hàng cần sự linh hoạt để thêm các tính năng trong suốt dự án, thì điều đó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí của dự án. Điều này được gọi là hiện tượng Scope creep khi phạm vi được khách hàng thêm vào hoặc được mạ vàng (gold plating) nếu việc đó được thực hiện bởi nhóm dự án.
Nếu điều quan trọng nhất là khả năng đáp ứng các tính năng nằm trong phạm vi của nó thì khách hàng phải luôn sẵn sàng:
- Thời gian linh hoạt khi nhóm điều chỉnh các thay đổi về phạm vi
- Tăng chi phí để thêm các sản phẩm bàn giao vào phạm vi không được đưa vào trong quá trình lập kế hoạch dự án ngay từ đầu dự án
Cách giải quyết khi có sự thay đổi về phạm vi
Khi phạm vi bổ sung và sản phẩm bàn giao được ưu tiên, tương tự như những thay đổi về dòng thời gian và chi phí, bạn sẽ cần cập nhật báo cáo công việc, ngân sách và tiến độ dự án cũng như nhiệm vụ nhóm và kế hoạch nguồn lực.
BÀI VIẾT THÊM
- Cách xử lý các thay đổi phạm vi trong quản lý dự án
- 5 Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý dự án 2024
- 11 Mẹo Quản Lý Dự Án & Thư Viện Tài Nguyên Cho Người Mới Bắt Đầu
3 lời khuyên hữu ích để quản lý tam giác ba ràng buộc
Dưới đây là tổng quan trực quan nhanh chóng và hướng dẫn về cách quản lý ba ràng buộc trong cuộc sống thực.
Ngoài Tam giác: Tại sao ba ràng buộc có thể là một hình bát giác
Mặc dù có tuổi thọ cao nhưng có nhiều ý kiến khác nhau về tính chính xác và hữu ích của tam giác quản lý dự án. Một số lý thuyết vẫn bám chặt vào khái niệm tam giác nhưng đã thay đổi các loại ràng buộc ở mỗi bên. Bất chấp những quan điểm khác nhau, mỗi PM đều biết rằng việc quản lý một dự án luôn phức tạp hơn 3 biến tam giác sắt gợi ý, nó có lẽ giống hình bát giác hơn.
Viện quản lý dự án (PMI) đồng ý. Trong phiên bản mới nhất của Cơ quan Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK), PMI nhận thấy rằng các nhà quản lý dự án thường phải đối mặt với nhiều hơn ba hạn chế có thể thay đổi trong suốt quá trình vòng đời dự án. Các ràng buộc mẫu có thể bao gồm nguồn lực, tiêu chuẩn chất lượng, hướng dẫn về tính bền vững hoặc yêu cầu tuân thủ quy định.
Mặc dù phức tạp hơn, mô hình ràng buộc ba vẫn là một cách tuyệt vời để khái niệm hóa mối quan hệ giữa các động lực cấp cao liên quan đến quản lý dự án.
Theo Thedigitalproductmanager